Портбилет TMC: сервис онлайн-бронирования командировок
О клиенте
ВипСервис — крупнейший российский поставщик тревел-услуг для корпоративных клиентов. С 1993 года организует деловые поездки: авиа, железная дорога, проживание, трансферы. Входит в топ-200 частных компаний России по версии Forbes. Ежегодно при посредничестве холдинга оформляются проездные документы, по которым путешествуют более 13 миллионов пассажиров.
Задача
Собрать единую платформу для всего спектра услуг деловой поездки: от авиа- и железнодорожных билетов до гостиниц и трансферов. Сотрудники компаний смогут самостоятельно оформлять командировки. Система должна учитывать тревел-политики компаний, считать сервисные сборы и формировать командировочные документы.
Особенности
-
Локальное и международное агентства холдинга работают в одном сервисе, с раздельными клиентами и входом;
-
Правила поездок собираются конструктором из отдельных условий;
-
Поиск сразу по нескольким поставщикам авиа, ж/д, отелей, трансферов;
-
Правила поездки привязаны к должности и отделу: при переводе ограничения обновляются самостоятельно.
Проект в цифрах
6 лет
развития сервиса
200
экранов интерфейса
10+
тревел-поставщиков в поиске
2
агентства холдинга на одной площадке
О продукте
Портбилет TMC — платформа для планирования командировок. С ее помощью пользователи могут самостоятельно собрать многосегментный маршрут за один сеанс: приобрести билеты, забронировать гостиницу, оформить трансфер и другие тревел-услуги. Система учитывает корпоративные политики работодателя и на основе забронированных услуг формирует необходимые документы. Сложную поездку можно спланировать, не собирая маршрут и бумаги по отдельности.
В отличие от покупки билета для себя, командировка требует учета множества факторов. Нужно соблюдать тревел-политики: лимиты стоимости билетов по направлениям и отелям в разных городах, разрешенные классы обслуживания, запрещенные дни вылета, допустимые типы вагонов. Такие маршруты, как правило, собирают агенты в разных системах бронирования. Сложная поездка со стыковками может занимать часы подготовки.
Портбилет TMC дает возможность сотруднику собрать поездку самостоятельно из браузера. Система применяет политику компании еще на этапе поиска, поэтому рекомендуемые варианты видны пользователю сразу. Когда заказ подтвержден, приказы формируются из него автоматически. Отдельно готовить документы не нужно. Если маршрут сложный, требуется обмен или нестандартная услуга, то к тому же заказу подключается агент и берет эти сценарии на себя.
Функциональные возможности
Бронирование
Поиск билетов, трансферов, отелей и других тревел-услуг ведется в одном кабинете. Предложения поставщиков сводятся в единый список. Сотрудник сравнивает цену, условия и складывает все в один заказ. Поездка собирается шаг за шагом. Услугу можно добавить или поменять в ходе оформления, пересобирать заказ заново не придется.
Сборы
Сервисные сборы настраиваются под компанию, тип услуги и цену. При обмене или отмене брони сумма пересчитывается. Пользователь видит состав стоимости без ручной сверки с агентом.
Документы
Командировочные документы система готовит самостоятельно из данных заказа. Вручную заполнять ничего не нужно. Из поездки формируются приказ о командировке и, если даты сдвинулись, приказ об изменении сроков. В документы автоматически подставляются реквизиты компании, и готовые файлы уходят на почту ответственным сотрудникам.
Отчеты
Компания выгружает сводки по услугам, сборам и статьям затрат. Расходы на командировки видны без ручного сбора. Данные международного агентства уходят в его внешнюю учетную систему.
Единая платформа
Один экземпляр системы обслуживает все агентства холдинга сразу. У каждого — свои поставщики, оргструктура, пакет сборов, адрес входа. Данные изолированы: сотрудники одной компании не видят ни настроек, ни поездок другой. Новую компанию подключают настройками, отдельная копия системы не нужна.
Тревел-политики
Администратор собирает правило из условий: лимит цены по направлению, класс обслуживания, дни вылета, тип вагона, рекомендуемая сеть отелей. Правило определяется для должности, подразделения и грейда. При переводе сотрудника, например, на другую должность, набор ограничений обновляется самостоятельно. Если правила все же спорят, то срабатывает более строгое.
Оплата
Заказ оплачивается корпоративной картой прямо в кабинете. Платеж проходит один раз на всю поездку, а не по каждой услуге отдельно. Возврат при обмене или отмене идет через тот же платежный контур.
Согласование
Вариант заказа, который оказался вне правил, уходит по маршруту утверждения: руководителю, финансисту, тревел-менеджеру. Порядок настраивается под каждого клиента, статус виден в реальном времени. Пока нет решения от ответственных лиц, оформить услугу нельзя. Компания сама задает: запрет на оформление или разрешение после согласования.
Мобильная версия
Интерфейс адаптирован под смартфон. Командированный сотрудник может при необходимости изменить маршрут в дороге, подтвердить согласование с телефона, получить документы на почту.
Результаты
Портбилет ТМС заменил разрозненный процесс заказа командировок единой платформой: сотрудник оформляет поездку сам, а тревел-агент подключается только к сложным случаям. Корпоративная политика встроена в поиск — заказы вне правил отсекаются или уходят на согласование, а не проверяются вручную на каждом шаге. Командировочные документы система формирует сама из данных заказа, а состав сборов виден без сверки с агентом. Правила и тарифы меняются настройками в интерфейсе, без участия разработчиков. Платформа работает в продакшне и обслуживает корпоративных клиентов холдинга.
Нужен сервис онлайн-бронирования командировок или доработка существующей тревел-платформы? Получите план работ под ваш продукт!
Получить план
Персональная консультация по проекту
Закажите бесплатную консультацию с основателем Work Solutions и узнайте:
Подойдет ли вашим целям коробочное ПО или требуется индивидуальная разработка
Как будет проходить создание цифрового продукта, а также сроки и бюджеты
Чтобы не беспокоить вас звонками, мы напишем в мессенджер для выбора удобного канала связи
